Правила за обработка на лични данни на партньори

СЪОБЩЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ НА ЛИЦАТА, СВЪРЗАНИ С КОНТРАГЕНТИТЕ НА ДРУЖЕСТВОТО

1    В настоящия документ използваме понятия в следния смисъл:

2    Въведение
2.1    Цел на документа
Ние, ”Р.С. Инженеринг“ ООД, ЕИК 831534113, със седалище и адрес на управление -  гр. София, ул. „Иван Сусанин“ № 63, представлявано от Александър Рашков Стайков, в качеството си на Управител, отчитаме, че е важно да разберете как събираме, съхраняваме, споделяме и използваме информацията за Вас, в качеството Ви на лица, представляващи или упълномощени да представляват нашите контрагенти, която информация представлява лични данни. Затова, чрез настоящото Съобщение за поверителност, Ви  информираме за извършваното обработване и за възможностите за упражняване на контрол от Ваша страна, съгласно изискванията на европейското и националното ни законодателство. Моля, запознайте се внимателно с този документ.
2.2    Обхват
Информацията, свързана с Ваши лични данни, може да се съдържа (изброяването не е изчерпателно) в:
•    имейли;
•    документи на хартиен носител;
•    електронни документи;
Информацията се обработва при сключване на договор между Дружеството и съответния контрагент, през периода на действие на договора и за определен срок след неговото прекратяване.
2.3    Адресати
Адресатите на настоящия документ са физически лица и упълномощените от тях лица, които представляват юридическите лица, имащи търговски и/или партньорски взаимоотношения с Дружеството (контрагенти), както и в определени случаи – лица от структурата на дружеството - контрагент.
В случай на изрично упълномощаване на трето лице от страна на контрагента Дружеството обработва и данни на упълномощеното лице, което от своя страна също се явява адресат на настоящото съобщение.

3    Лични данни, които обработваме
В качеството Ви на лице, представляващо юридическо лице - контрагент, Дружеството обработва следните данни относно физическата Ви идентичност - имена, телефонен номер, имейл, длъжност. В случай на изрично упълномощаване е възможно обработването на ЕГН/ЛНЧ, номер, дата и орган на издаване на Вашия документ за самоличност.
В качеството Ви на лице от структурата на дружеството - контрагент, с което се осъществява взаимодействието между нас и контрагента, Дружеството обработва следните данни относно физическата Ви идентичност - имена, длъжност, имейл, телефон за контакт, а в определени случаи и данни за квалификацията Ви.
В случай, че сте надлежно упълномощено от представляващия контрагента лице обработваме следните Ваши данни относно физическата Ви идентичност - име, ЕГН/ЛНЧ, адресна регистрация, номер на документ за самоличност, дата и орган на издаване, посочени в пълномощното.
4     Правно основание и цели на обработването на личните Ви данни. Последици при непредоставянето на лични данни.
4.1. Правно основание за обработването
В повечето случаи обработването на Вашите лични данни ще бъде на едно от следните основания:
•    обработването е необходимо, за да се сключи или изпълни договорът между контрагента и Дружеството;
•    обработването е предвидено в нормативен акт, напр. в Закона за задълженията и договорите, Закона за счетоводството, Закона за корпоративното подоходно облагане, Закона за данък върху добавената стойност и други.
•    обработването е във връзка с осигуряването на нашите законни интереси като дружество и като партньор/контрагент на представляваното от Вас Дружество и  нашите интереси не противоречат на Вашите интереси, основни права или свободи (например интереса ни към развитието на бизнеса и дейността на Дружеството; към повишаване ефективността на нашите процеси и практики; към опазване на имуществото ни и т.н.).
4.2. Цели на обработването
Дружеството може да обработва Вашите лични данни за целите на сключването на договор с юридическото лице - контрагент и съответно изпълнението му, за спазването на нормативни изисквания, както и за целите на установяването, упражняването и защитата на потенциални правни искове.

4.3. Последици при непредоставянето на лични данни
Моля да имате предвид, че в случай, че не предоставите Ваши лични данни не можем да сключим договор с представляваното от Вас дружество (в качеството Ви на законен представител или негов пълномощник), респ. е възможно, както представляваното от Вас дружество, така и ние, да бъдем лишени от възможността да упражним правата си или да изпълним задълженията си при вече сключен договор.
5    Автоматизирано вземане на решения и профилиране
Ние не използваме Вашите данни за автоматизирано вземане на решения и профилиране .
6    Източници на лични данни
Вашите данни, които обработваме, ще ни бъдат предоставени лично от Вас, от дружеството – контрагент, от публични регистри, от Интернет или от изрично упълномощено лице.
Понякога може да получаваме лични данни за Вас от трети страни, например клиенти, други бизнес партньори.
7    Съхранение на личните данни
Нашият общ подход е да запазим личните данни на физическите лица, свързани с контрагентите ни, само за толкова дълго време, колкото е необходимо, за да удовлетворим целта, за която са били събрани от нас или предоставени от Вас, включително за определения законов срок.
 За повече информация относно практиките ни за съхранение на данни по отношение на данните на физическите лица, свързани с контрагентите ни, може да направите справка с относимата за Вас част в документа „Правила и процедури за съхранение и унищожаване/заличаване на/в носители, съдържащи лични данни”, след отправено искане до Управителя на Дружеството.

8    Категории получатели на Вашите лични данни
За целите, изброени по-горе, категориите лица, на които личните Ви данни могат да бъдат разкривани, са на Вас самия, на колеги в Дружеството, като се спазва принципа „необходимост да се знае”, на лица, ако е предвидено в нормативен акт (напр. на контролните органи и служители на МВР) и на лица, които по силата на договор обработват данните (напр. на доставчици на счетоводни улуги).
Ние не предоставяме личните Ви данни на лица извън Европейското икономическо пространство или на международни организации.
9    Сигурност на Вашите лични данни
Следваме разумни физически, технически и административни стандарти за сигурност, предназначени да защитят личните Ви данни от загуба, злоупотреба, промяна, унищожаване или повреда, съгласно изискванията на европейското и  националното ни законодателство.
За повече информация относно сигурността на Вашите данни, може да се запознаете с относимата за Вас част от документа „Правила и процедури за съхранение и унищожаване/заличаване на/в носители, съдържащи лични данни” след отправено искане до Управителя на Дружеството.
10    Вашите права
Дружеството ще предприеме стъпки в съответствие с приложимото законодателство, за да поддържа Вашите лични данни точни, пълни и актуални.
По отношение на Вашите данни, които ние обработваме в качеството си на администратор, имате право да заявите:
•    Достъп до обработваните от нас данни, получаване на информация, както и коригирането/премахването на неточни лични данни (включително да бъдат допълнени непълни лични данни, като това допълнение може да стане чрез подписване на декларация от Ваша страна);

•    Изтриването на лични данни, приложимо само в следните случаи:
o    Личните данни повече не са нужни за целите, за които се обработват;
o    В случай, че оттеглите съгласието си за обработване (приложимо единствено, когато законовото основание за обработване е съгласие) и не съществува друго законно основание за обработване;
o    Личните  данни са били обработвани незаконно;
o    Изтриването е необходимо, за да се изпълни правно задължение, произтичащо от правото на ЕС или правото на държава членка, което е приложимо спрямо администратора на лични данни.
o    Вие сте възразил  срещу  обработването и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество пред Вашите интереси, права и свободи, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

•    Право на ограничаване на обработването единствено до съхранение, когато:
o    Вие оспорвате точността на личните данни, за срок, който би ни позволил да проверим точността на тези данни;
o    Обработването е неправомерно, но Вие не желаете личните данни да бъдат изтрити,  а изисквате вместо това ограничаване на използването им;
o    Ние не се нуждаем повече от личните Ви данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
o    Вие сте възразил  срещу  обработването, когато законовото му основание е "обработване необходимо за целите на легитимните интереси на администратора или на трета страна", в очакване  на проверка  дали законните ни интереси като администратор имат преимущество пред Вашите интереси като субект на данни.

•    Имате право да възразите срещу обработването на Ваши лични данни, когато основанието за обработване е "обработване, необходимо за целите на легитимните интереси на администратора или на трета страна". Ние следва да прекратим обработването, ако не можем да докажем, че съществуват убедителни законови основания за това обработване, които имат предимство пред Вашите интереси, права и свободи като субект на данни или предимство за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

•    Имате право да подадете жалба до Надзорния орган за защита на личните данни (https://www.cpdp.bg/) или да потърсите защита на правата си пред компетентния съд.

Уведомяваме Ви, че можете да упражните горепосочените права чрез подаване на писмено искане за това (Образец 1) до Дружеството. Искането следва да бъде разгледано и в срок до 1 /един/ месец от получаването му Дружеството ще Ви предостави информация относно действията, предприети във връзка с искането. Ако Дружеството не предприеме действия по Вашето искане, в горепосочения срок ще бъдете уведомени за причините за това и за възможността за подаване на жалба до надзорен орган и търсене на защита по съдебен ред.

11. Свържете се с нас
Ако имате някакви въпроси или притеснения относно обработването на личните Ви данни, както и ако имате нужда от допълнителна информация или желаете да упражните някое от Вашите права, моля свържете се с Управителя на Дружеството чрез имейл office@rseng-bg.com.

Приложения:

1.    Образец 1 – Заявление за упражняване на права